Neue Besen kehren gut?!

„Neue Besen kehren gut!“ Doch kehren sie auch besser als die Alten? Die Implementierung von digitalen Medien im Bereich der Schulverwaltung bietet viele Chancen und Möglichkeiten für das Kollegium. Doch es gibt auch Grenzen, die es zu überwinden gilt, und nur weil alles digital ist, heißt es noch nicht, dass alles besser ist. Am Beispiel der Einführung der Kollaborationssoftware DATO (Quelle: https://www.schulinternes.de/ (10.12.18)) möchte ich aufzeigen, ob und wie die Integration digitaler Schulsoftware gelingen kann.

Die Software vereint eine Vielzahl an Schulverwaltungselementen, wie u.a. Raum- und Gerätebuchung, Notenverwaltung, Zeugniserstellung, Klassenarbeitsplaner und digitales Klassenbuch. Bisher wurden die genannten Elemente, bis auf die Zeugniserstellung, analog geführt. Es gibt eine Liste für spezielle Fachräume, z.B. Computerraum oder Medienräume, in die man sich eintragen muss. Ebenso existiert eine große Wand im Lehrerzimmer in der pro Klasse und Fach die Klassenarbeiten über das Jahr verteilt eingetragen werden. Das Klassenbuch existiert als reales Buch und die Notenverwaltung wird von jedem Kollegen individuell, entweder analog oder digital geführt. Zur Erstellung der Zeugnisse werden Klassenlisten ausgelegt, in die die Fachlehrer ihre Noten eintragen. Diese werden dann vom Klassenlehrer in ein Programm eingepflegt, auf das nur er Zugriff hat und im Anschluss werden die Zeugnisse von ihm gedruckt.

Bisher haben die seit langem erprobten und doch recht eingefahrenen Mechanismen gut funktioniert, doch mit zunehmender Verjüngung des Kollegiums kamen Ideen auf, wie man einzelne der beschriebenen Aspekte effizienter, gestalten könnte. Es wurde als Belastung empfunden für z.B. die Reservierung von Räumen oder das Setzen von Klassenarbeitsterminen stets im Lehrerzimmer anwesend zu sein. Dies nützt dem einzelnen Kollegen jedoch nichts, wenn er zu Hause am Schreibtisch die nächste Unterrichtseinheit plant, denn er weiß nicht ob der Computerraum zu dem benötigten Termin noch frei ist, oder nicht. Auch kann er die Klassenarbeit erst am nächsten Tag eintragen, um dann vielleicht festzustellen, dass der bevorzugte Termin schon belegt ist. Seine Planung muss er dann verändern. Ein Zugriff auf die Raumplanung und den Klassenarbeitsplaner von zu Hause aus, würde den Kollegen enorm entlasten und Zeit und Wege ersparen.

Ein erster Schritt in Richtung digitales Verwaltungstool muss gemacht werden. Dabei sollten nicht alle der von der Software zur Verfügung gestellten Tools implementiert und übernommen werden, sondern es sollte zunächst mit der Raumplanung und dem Klassenarbeitsplaner getestet werden, da hier der Einarbeitungsaufwand sehr gering ist und auch ältere Kollegen oder Kollegen die der Einführung skeptisch gegenüberstehen, mit ins Boot geholt werden können. Falls über die Erprobungsphase von einem Schuljahr beide Tools akzeptiert sind und regelmäßig genutzt werden, könnte man darüber nachdenken, weitere Funktionen dem Kollegium zugänglich zu machen. Das digitale Klassenbuch jedoch fand das Kollegium für nicht umsetzbar, da hier die nötige Infrastruktur fehlte und auch Fragen in Bezug auf den Datenschutz nicht geklärt waren. Ebenso wurde mit dem Zeugnisprogramm verfahren. Das bisherige Programm wurde als weniger fehleranfällig und nutzerfreundlicher bewertet.

Wichtig für das Gelingen der Einführung der beiden Tools (Klassenarbeitsplaner und Raumbuchungssystem), ist aus meiner Sicht, dass das Verlangen nach einer Veränderung aus dem Kollegium heraus kommt. Es trägt nicht zu Akzeptanz bei, wenn das Konzept von „oben“ aufgezwungen wird. Das Kollegium erkennt die Notwendigkeit einer Neuerung und die Vorteile, die damit verbunden sind. Die Unterrichtsplanung wird erleichtert und Änderungen z.B. bei Klassenarbeiten können einfacher nachvollzogen werden. So kam es beim alten System immer mal wieder vor, dass einige Termine für Klassenarbeiten geblockt waren, aber niemand wusste aus welchem Grund und vom wem die Sperre kam. Dies wäre mit dem neuen Tool einfacher, da dort stets mit Namen angegeben wird, wer Änderungen vorgenommen hat.

Neben der Effizienz der Nutzung eines solchen Tools könnte das Kollegium auch die einfache Bedienung des Tools überzeugen. Laut Herstellern erfolgt die Bedienung sehr intuitiv, so dass auch medienferne KollegInnen keine Berührungsängste haben müssen.

Es gibt aber auch Nachteile, die sicherlich von KollegInnen ansprechen könnten. Zum einen muss jemand das System pflegen. Wer soll dies machen? Ist der Aufwand mit dem tatsächlichen Nutzen zu vereinbaren? Geht es nicht auch einfacher, so wie es bisher gehandhabt wurde? Um diesem Einwand zu entgegnen, würde ich eine Erprobungsphase vorschlagen. Während und nach dieser wird ein Feedback eingeholt. Dabei berichtet das Kollegium was gut funktioniert hat und was besser gemacht werden sollte. Auch die Frage nach dem Kosten-Nutzenaufwand kann hier noch einmal angesprochen werden.

Wenn gewünscht, könnten in der Anfangsphase beide Systeme parallel laufen, so dass skeptische Kollegen das gewohnte System noch nutzen können. Hier sehe ich jedoch auch Gefahren bzgl. der Redundanz der Daten. Welches ist das aktuelle System? Was wenn es zu Kollaborationen kommt. Aus den genannten Gründen würde ich nicht für eine Parallelität plädieren, sondern das neue System als „gesetzt“ sehen. Schulungen für das Kollegium wären dabei verpflichtend. Auch könnte man ein Buddy-System einführen. Erfahrene Kollegen sind Ansprechpartner für unerfahrenen Kollegen.

Wichtig für die Einführung der Software ist die Transparenz, und zwar von Anfang an. Auf einer Lehrerkonferenz sollte das Vorhaben vorgestellt und zu Diskussion gestellt werden. Dabei sollten die Vorzüge als auch die Bedenken angesprochen werden. Das Ziel eine Arbeitserleichterung für das Kollegium zu schaffen, sollte dabei im Vordergrund stehen. Beispielhaft sollte die Software vorgeführt werden, so dass jeder sehen kann, was mit wenigen Klicks erreicht werden kann. Auch sollte nicht die Schulleitung die Software vorstellen, sondern ein Kollege/ eine Kollegin, die bereits von der Idee begeistert ist. Kommunikation auf Augenhöhe ist hier besonders wichtig.

Ein möglicher Redebeitrag könnte dabei wie folgt aussehen.

"Liebe Kolleginnen und Kollegen,

digitale Medien haben in unser Leben Einzug gehalten und sind nicht mehr wegzudenken. Sie erleichtern uns enorm den Alltag. Warum das, was wir im Privaten so schätzen gelernt haben, nicht auch im Beruflichen umsetzen. Es soll dabei nicht um grundlegende große bahnbrechenden Änderungen gehen, sondern wir wollen mit Ihnen gerne in kleinen Schritten den Weg in Richtung digitale Schulverwaltung gehen. Dazu möchte ich Ihnen gerne das Programm DATO vorstellen. Es bietet eine Vielzahl an Erleichterungen, die für Ihren Berufsalltag wichtig werden könnten. Speziell soll es um die Tools der Raumbuchung und der Klassenarbeitsplanung gehen. Sicherlich haben Sie sich schon einmal geärgert, wenn sie ihren Unterricht mühevoll geplant haben, und dann am nächsten Tag im Lehrerzimmer festgestellt haben, dass der benötigte Medienraum bereits belegt ist, oder dass die geplante Klassenarbeit doch nicht an ihrem Wunschtermin stattfinden kann, da ein Kollege, eine Kollegin, der/die nicht mehr ausfindig zu machen ist, gerade diese Termin blockiert hat. Diesen Problemen könnten wir mit der genannten Software entgehen. Sie könnten in Ruhe von zu Hause aus, während der Unterrichtsplanung auf das System zu greifen und sich somit viel Ärger ersparen. Damit Sie sehen, wie einfach die Bedienung ist, hab ich hier eine kleine Demonstration vorbereitet. […]

Mit Ihrem Einverständnis würden wir gerne eine Testphase zu diesen beiden Tools starten. In dieser Testphase können Sie sich ausprobieren und uns eine Rückmeldung geben. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, würden wir auch nur noch das neue System laufen lassen. Bei Fragen können Sie sich an erfahrene Kollegen wenden. Natürlich wird es auch Schulungen geben, die sie mit dem neuen System vertraut machen. Gerne können Sie uns aber jetzt auch schon Rückmeldungen geben, wir möchten jetzt mit Ihnen ins Gespräch kommen, ob die Software für unser Kollegium in Frage kommen würde oder eher nicht. […]“

Wenn das Kollegium beschlossen hat, das System zu testen, muss es zunächst eingerichtet werden. Auch hier ist es gut, im Kollegium jemanden zu finden, der dies freiwillig macht, evtl. für Abminderungsstunden o.ä.. Dann startet die Testphase. Zunächst sollte über einen Zeitraum von ca. einem Monat eine „Spielwiese“ eingerichtet werden. Das Kollegium kann das System ausgiebig testen, ohne das die Änderungen Relevanz haben. Die Phase wird anschließend reflektiert, ehe die Erprobungsphase startet. Über den Zeitraum von mehreren Monaten wird das System der Raumbuchung und Klassenarbeitsplanung genutzt. Auch hier wieder unter der Nutzung von Feedbacks und eventuellen Änderungen am System. Wenn sich die Nutzung etabliert hat, wird das System in den Schulalltag dauerhaft übernommen. Wenn nicht, kann immer noch zur alten analogen Methode zurückgekehrt werden.